Friday, November 07, 2014

Analisa Kebutuhan Implementasi Teknologi Informasi dan Pasar Elektronik

Ringkasan Singkat

Sampel Desain (c) Solusi Integral, 2013
Toko sepeda “LAREES MAKMUR” merupakan sebuah usaha mikro, kecil, dan menengah yang bergerak di bidang penjualan sepeda, baik sepeda gunung, balap, urban, maupun untuk anak-anak dan remaja. Toko sepeda “LAREES MAKMUR” sendiri membuka usaha secara riil di Jl. A. Yani 60 A – B, Kedungsari, Ndekil, Magelang Utara, Kota Magelang. Usaha yang dimiliki oleh Bapak Eddy Asikin ini cukup maju untuk ukuran kota kecil yang ada di Kota Magelang.

Dengan kredibilitas yang sudah dimiliki oleh Toko Sepeda “LAREES MAKMUR”, mereka dapat menggunakan hal tersebut dengan memasuki pasar baru melalui pemanfaatan teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi ini kami yakini dapat memberikan efisiensi operasi, ekspansi usaha dengan biaya lebih murah, dan memperluas pasar usaha.

Toko Sepeda “LAREES MAKMUR” membutuhkan sebuah rancangan beserta rencana implementasi penggunaan teknologi informasi ke dalam bisnis mereka. Hal ini dibutuhkan untuk mencapai beberapa hal yang telah disebutkan sebelumnya. Berdasarkan level kompleksitas dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini, maka kami menawarkan harga sebesar Rp 22.317.600,00. Harga tersebut sudah termasuk biaya perolehan peralatan, perlengkapan, serta hosting yang dibutuhkan selama satu tahun. Kami juga tersedia jika Toko Sepeda “LAREES MAKMUR” membutuhkan dukungan lebih lanjut di masa yang akan datang.

Informasi Umum


Penjelasan Kebutuhan

Penjualan sepeda merupakan bisnis utama bagi Toko Sepeda “LAREES MAKMUR”. Langkah ekspansi yang dapat diambil tanpa membutuhkan modal sebesar membuka toko lain adalah membuka toko secara online. Hal ini kami percaya dapat memperluas jangkauan pasar “LAREES MAKMUR”. Internet seperti yang kita kenal memungkinkan kita melakukan jual-beli dengan siapa pun dimana pun dan kapan pun. Investasi untuk memanfaatkan teknologi informasi dan pasar elektronik bukanlah merupakan suatu investasi yang berisiko.

Toko online dan juga pemanfaatan teknologi informasi di toko sepeda “LAREES MAKMUR” sendiri dapat membawa efesiensi. Kami berusaha untuk melakukan implementasi tanpa mengganggu aktivitas bisnis yang sudah berjalan. Setelah semus proses implementasi selesai kami lakukan, maka kami akan melakukan peralihan tanggung jawab dan pelatihan kepada pihak toko sepeda “LAREES MAKMUR”. 

Saat ini toko sepeda “LAREES MAKMUR” sama sekali tidak memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan usahanya. Proses penjualan dilakukan dengan menggunakan nota manual. Proses pencatatan dan pembukuan juga dilakukan dengan metode yang sangat konvensional, sehingga sangat susah menelusuri informasi keuangan yang dimilki oleh toko sepeda “LAREES MAKMUR”.

Dalam proyek ini kami mempunyai kewajiban untuk melakukan analisis kebutuhan, persiapan dan pengembangan, pemasangan dan konfigurasi, integrasi, dan pelatihan. Analisis kebutuhan mencakup proses analisa untuk mengindentifikasi kebutuhan dan keinginan yang dimiliki oleh pihak toko sepeda “LAREES MAKMUR”. Hal ini kami lakukan dengan proses diskusi interaktif dengan pihak toko sepeda. Setelah mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan yang dimiliki maka kami akan mulai melakukan persiapan dan pengembangan berbagai hal yang dibutuhkan--baik software maupun hardware. Kami lanjutkan dengan proses pemasangan dan konfigurasi semua software dan hardware yang telah dipersiapkan sebelumnya. Setelah semua software dan hardware selesai dipasang, maka kami akan melakukan integrasi dan pelatihan kepada pihak yang ditunjuk oleh toko sepeda “LAREES MAKMUR".

Keuntungan

UMKM yang mengimplementasikan teknologi informasi dan juga masuk ke dalam pasar elektronik merupakan UMKM yang lebih efisien dan mempunyai margin keuntungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan UMKM yang tidak mengimplementasikannya. 

Efisiensi dicapai dengan penggunaan software penjualan, dan akuntansi. Penggunaan kedua software tersebut akan meningkatkan transparansi penjualan, siapa wiraniaga yang paling menguntungkan, barang / produk apa yang mempunyai permintaan paling besar. Dari sisi pembukuan, software akuntansi akan mempercepat proses tutup buku, dan membuat catatan / informasi keuangan yang lebih rapi sehingga meningkatkan kredibilitas toko dimata perbankan.

Margin keuntungan yang lebih besar tercapai karena toko dapat memasuki pasar baru. Pasar baru tersebut dapat memiliki harga pasar yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan harga pasar di Kota Magelang. Hal tersebut akan mendorong peningkatan margin keuntungan yang dimiliki oleh toko sepeda “LAREES MAKMUR”.

Keterlibatan Yang Dibutuhkan Pelanggan

Implementasi dan pemanfaatan yang kami usulkan ini membutuhkan keterlibatan yang tidak begitu signifikan dari toko sepeda “LAREES MAKMUR”. Keterlibatan yang kami butuhkan dari pihak toko “LAREES MAKMUR” adalah:
  • Diskusi dan konsultasi yang kami lakukan dalam proses analisis kebutuhan.
  • Dalam proses persiapan dan pengembangan kami membutuhkan konsultasi terkait hasil persiapan dan pengembangan kami. Apabila hasil tersebut diterima maka kami akan lanjut ke proses selanjutnya.
  • Dalam proses pemasangan dan konfigurasi kami membutuhkan koordinasi dengan toko sepeda persiapan dan pengembangan dalam hal penempatan.
  • Sedangkan dalam proses integrasi dan pelatihan kami membutuhkan keterlibatan penuh untuk menjamin apa yang kami rancang dan solusi yang kami berikan dapat digunakan dengan baik.

Tinjauan Solusi

Implementasi teknologi informasi dan pasar elektronik ini kami harapkan dapat memberikan beberapa solusi atas masalah yang dihadapi oleh toko sepeda “LAREES MAKMUR”. Kami akan melakukan pengadaan dua set komputer. Satu set komputer akan digunakan untuk komputer penjualan. Komputer penjualan sendiri akan kami lengkapi dengan satu set printer dot-matrix untuk keperluan pencetakan faktur penjualan. Sedangkan satu set yang lainnya akan kami gunakan untuk urusan administratif. Urusan administratif dapat digunakan oleh pemilik atau pihak yang dipercaya untuk melakukan beberapa tugas, termasuk penerimaan stok baru, memasukkan biaya lain-lain.

Selain itu kami juga membuat toko online untuk “LAREES MAKMUR”, sehingga dapat menjangkau pasar baru di luar Kota Magelang. Toko online ini berisi produk yang dijual di toko “LAREES MAKMUR”. Pemesanan dan pembelian dapat dilakukan melalui toko online tersebut. Pembayaran akan dilakukan melalui perbankan. Sedangkan pengiriman akan dilakukan dengan kurir yang terpercaya. Semua informasi toko, seperti alamat, nomor telepon, kemudian orang yang dapat dihubungi semuanya akan tercantum di dalamnya.

Toko “LAREES MAKMUR” memerlukan koneksi internet untuk memproses semua transaksi yang dilakukan melalui toko online. Kami memilih koneksi yang disediakan oleh PT Telkom Indonesia. Hal ini akan membantu dan mempermudah komunikasi dengan calon pelanggan toko “LAREES MAKMUR”.

Manajemen Proyek


Rencana Proyek

Penjelasan lebih lanjut mengenai masing-masing kebutuhan perangkat keras dan lunak:
  1. Komputer Penjualan
    Komputer penjualan digunakan untuk menangani setiap penjualan yang terjadi di toko “LAREES MAKMUR”. Hal ini digunakan untuk mempermudah pencatatan dan proses rekonsiliasi data pada akhir bulan. Komputer penjualan akan dilengkapi dengan software penjualan yaitu Zahir Point of Sales.
  2. Komputer Administratif
    Komputer administratif digunakan untuk administrasi yang diperlukan oleh pihak toko, baik pemilik atau orang yang dipercayai. Komputer penjualan akan terhubung dengan komputer administratif, sehingga data yang ada dan/atau dimasukkan dalam komputer penjualan dapat pula diakses melalui komputer administratif.
  3. Monitor ViewSonic LED 19 inch
    Digunakan bersamaan dengan komputer penjualan dan administratif.
  4. Dot Matrix Printer Epson LX-310
    Printer ini digunakan bersama dengan komputer bagian penjualan. Printer akan digunakan untuk mencetak faktur penjualan untuk setiap penjualan yang dilakukan baik secara online maupun secara offline. Bagaimana pun juga kedua printer ini akan saling terhubung antara komputer administratif dan komputer penjualan.
  5. Inkjet Printer Epson L120
    Printer ini digunakan bersama dengan komputer bagian administratif untuk memenuhi kebutuhan pencetakan dokumen. Bagaimana pun juga kedua printer ini akan saling terhubung antara komputer administratif dan komputer penjualan.
  6. Zahir Small Business Accounting
    Zahir SBA merupakan software akuntansi yang cukup terkenal di Indonesia. Kami memilih versi SBA karena perbandingan antara kebutuhan dan fasilitas yang disediakan hampir sama. Dengan harga yang cukup terjangkau, toko “LAREES MAKMUR” sudah dapat mempercepat proses pencatatan keuangan yang mereka miliki. Zahir SBA sendiri akan mempunyai data yang saling terhubung dengan Zahir POS.
  7. Zahir POS
    Zahir POS merupakan software penjualan yang dapat terhubung dengan Zahir SBA. Penggunaan Zahir POS sangat ideal dilakukan untuk mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi baik di toko maupun secara online. Setiap akhir hari, data yang masuk dalam Zahir POS akan dikirim ke Zahir SBA untuk dibukukan secara otomatis.
  8. Domain .biz.id
    Domain .biz.id akan digunakan sebagai alamat toko online yang dimiliki “LAREES MAKMUR”. Dengan biaya tahunan yang cukup terjangkau, dan persyaratan yang tidak terlalu rumit kami menilai biz.id merupakan pilihan yang tepat.
  9. Hosting Setahun
    Selain dibutuhkan alamat toko online diperlukan juga tempat untuk menyimpan data yang dimiliki oleh toko online “LAREES MAKMUR”. Kami memilih rekanan hosting lokal--Indonesia--yang mempunyai proposisi biaya dan fasilitas yang paling baik. Biaya yang dibutuhkan hanya berkisar Rp 50.000-an per bulannya.
  10. Desain dan Pengembangan Web
    Selain software dan hardware, diperlukan pula desain dan pengembangan web yang akan ditampilkan di Internet. Desain yang digunakan cukup sederhana, namun mempunyai fungsi yang cukup untuk toko online.
  11. Microsoft Windows 7 Home Basic 64-bit
    Microsoft Windows 7 Home Basic 64-bit digunakan sebagai sistem operasi untuk kedua komputer, penjualan dan administratif. Sistem operasi ini menurut kami cukup baru, dan dapat digunakan paling tidak untuk 5 tahun.
  12. Network Switch TP-LINK TL-SF1005D
    Perangkat ini diperlukan untuk menghubungkan semua komputer yang dimiliki oleh toko “LAREES MAKMUR” sehingga dapat berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Kebutuhan toko “LAREES MAKMUR” yang belum terlalu signifikan dalam hal jaringan memutuskan kami untuk memilih perangkat kelas bawah.
  13. Kabel UTP 5e
    Kabel ini digunakan untuk menghubungkan antara semua komputer yang dimiliki dengan network switch. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan komunikasi antara kedua komputer tersebut.
  14. Microsoft Office 365 Home Premium
    Software ini akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan toko “LAREES MAKMUR” atas pengolahan data yang dimiliki.
  15. Telkom Speedy 1 Tahun
    Koneksi internet diperlukan untuk mengelola toko online yang dimiliki. Selain itu internet juga diperlukan untuk berkomunikasi antara calon pelanggan online dengan staf toko.
  16. idEA Membership (Usaha Mikro) - Biaya Pendaftaran
    idEA merupakan sebuah asosiasi pelaku pasar elektronik. Biaya ini dikeluarkan untuk memenuhi biaya pendaftaran.
  17. idEA Membership (Usaha Mikro)
    Biaya ini merupakan biaya keanggotaan selama satu tahun dalam asosiasi ini.

Perkiraan Proyek

Perkiraan Hari Kerja Berdasarkan Fase

Berikut adalah rincian hari kerja yang dibutuhkan berdasarkan fase proyek:
  1. Diskusi dan konsultasi (A)
  2. Proses persiapan dan pengembangan (B)
  3. Proses pemasangan dan konfigurasi (C)
  4. Proses integrasi dan pelatihan (D) 
(c) Indra, klik pada gambar untuk memperbesar

Risiko

Setelah implementasi yang kami lakukan, terdapat beberapa risiko yang perlu diketahui oleh toko “LAREES MAKMUR” antara lain:
  • Kegiatan penipuan online
  • Informasi harga jual terpublikasi secara online

Masalah

Selain risiko dalam berjualan online, toko “LAREES MAKMUR” harus paham terhadap beberapa masalah yang mungkin terjadi:
  • Informasi yang tersedia di toko online tidak terkinikan
  • Lupa membayar tagihan hosting setelah 1 tahun
  • Lupa membayar tagihan domain setelah 1 tahun
  • Penjualan secara online tidak dikelola dengan baik

Biaya

Rincian Biaya

Kesimpulan



No comments: